Nếu các bạn muốn đạt được một mục tiêu nào đó (như tập thể hình, biết chơi giỏi 1 môn thể thao, học tập điểm tốt, hoàn thành tốt 1 dự án, kiếm được nhiều tiền, …) thì các bạn nên viết mục tiêu đó ra rõ ràng và dồn hết tâm sức vào mục tiêu đó. Nhưng khi thực hiện thì chúng ta hay bị mất tập trung, gián đoạn, mất động lực và bị các yếu tố khách quan khác cản trở, nên dự án hay mục tiêu không được như mong đợi. Cái yếu tố then chốt ở đây nữa là cách mà chúng ta thực hiện để đạt được mục tiêu mình mong muốn như thế nào. Có nhiều cách để làm việc có hiệu quả và năng suất cao.
Cuốn sách The Productivity Project (Dự án Năng Suất) của Chris Bailey là một cuốn sách thực tiễn về năng suất công việc, dựa trên một năm tự thử nghiệm của tác giả với nhiều kỹ thuật và phương pháp khác nhau. Dưới đây là những điểm chính từ cuốn sách:
- Năng lượng, Tập trung và Thời gian là các yếu tố của năng suất:
- Bailey nhấn mạnh rằng năng suất không chỉ là vấn đề về thời gian. Năng lượng và sự tập trung cũng rất quan trọng vì chúng quyết định chất lượng và hiệu quả của công việc. Anh khuyến khích lập kế hoạch cho các nhiệm vụ và công việc theo nhịp độ năng lượng và khả năng tập trung của mình.
- Tầm quan trọng của mục tiêu và ưu tiên:
- Để trở nên năng suất hơn, cần phải đặt ra các mục tiêu rõ ràng và xác định ưu tiên. Bailey đề xuất “Quy tắc ba điều”: Tập trung vào ba nhiệm vụ quan trọng nhất mỗi ngày để thực sự tạo ra sự khác biệt.
- Kỹ thuật để tập trung:
- Giảm thiểu sự phân tâm là điều thiết yếu. Các phương pháp như kỹ thuật “Pomodoro”, làm việc theo các khoảng thời gian ngắn (interval), tắt tin nhắn và tạo một không gian làm việc không bị gián đoạn đều được khuyến khích.
- Tránh trì hoãn:
- Bailey giải thích rằng trì hoãn thường xuất phát từ cảm giác lo lắng hoặc không chắc chắn. Cách để vượt qua nó là tìm động lực và chia nhỏ các nhiệm vụ, khối công việc lớn thành các bước nhỏ, dễ thực hiện.
- Quản lý năng lượng:
- Năng suất có thể được tăng cường qua các khoảng nghỉ ngắn và sự hồi phục. Giấc ngủ, dinh dưỡng và vận động đều đóng vai trò quan trọng. Bailey khuyến khích duy trì những thói quen này để đảm bảo năng suất lâu dài.
- Tự phản ánh và chánh niệm:
- Bailey khuyên nên thường xuyên dừng lại để suy ngẫm và đánh giá lại thói quen năng suất của mình. Chánh niệm, như thiền định, có thể giúp tâm trí thư giãn và giảm căng thẳng.
- Tính liên tục và linh hoạt:
- Năng suất là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự điều chỉnh. Bailey nhấn mạnh rằng điều quan trọng là phải linh hoạt và điều chỉnh phương pháp phù hợp với hoàn cảnh sống của mình.
- Tính kiên trì và tính kỷ luật của chúng ta cũng đóng một vai trò quan trọn ở đây.
Tóm tắt các yếu tố chính để đạt được hiệu quả cao trong công việc và cuộc sống, bao gồm:
- Tập trung:
- Quy tắc ba: Xác định ba nhiệm vụ quan trọng mỗi ngày để ưu tiên công việc.
- Làm một việc một lúc: Tăng cường năng suất bằng cách tập trung vào từng nhiệm vụ, thay vì đa nhiệm.
- Giới hạn phiền nhiễu: Giảm thiểu các yếu tố gây sao lãng như điện thoại, thông báo, và lộn xộn kỹ thuật số.
- Làm việc sâu: Dành thời gian tập trung cho những công việc có giá trị cao.
- Tinh thần minh mẫn: Tận dụng các kỹ thuật thiền và nghỉ ngơi có ý thức để duy trì sự tập trung.
- Quản lý thời gian:
- Chia nhỏ thời gian: Phân bổ thời gian cho các công việc cụ thể để tránh quá tải.
- Ưu tiên nhiệm vụ có tác động cao: Áp dụng nguyên tắc 80/20 để tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị lớn.
- Nhóm các công việc tương tự: Gom các công việc giống nhau để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sự thay đổi bối cảnh.
- Tránh trì hoãn: Áp dụng các kỹ thuật như Pomodoro, chia nhỏ nhiệm vụ và tự thưởng khi hoàn thành.
- Quản lý lịch trình: Lên lịch thời gian đệm và tránh các cuộc họp liên tiếp.
- Phân công công việc: Chuyển giao các nhiệm vụ không cần thiết để tập trung vào những công việc đòi hỏi chuyên môn của bản thân.
- Quản lý năng lượng:
- Sức khỏe thể chất: Duy trì năng lượng thông qua tập thể dục, giấc ngủ đủ và chế độ ăn uống lành mạnh.
- Giờ nghỉ và phục hồi: Nghỉ ngắn giúp tăng cường sự tập trung, nghỉ dài để tránh kiệt sức và giấc ngủ ngắn để tái tạo năng lượng.
- Quản lý năng lượng tinh thần: Đặt ranh giới để tránh làm việc quá sức và tham gia vào các sở thích kích thích trí óc.
- Thói quen buổi sáng và buổi tối: Thói quen buổi sáng giúp bắt đầu ngày mới hiệu quả, còn thói quen buổi tối hỗ trợ giấc ngủ chất lượng.
- Sức khỏe tinh thần: Nhận biết các dấu hiệu kiệt sức và áp dụng kỹ thuật giảm căng thẳng.
Bailey đưa ra các lời khuyên thực tiễn, những góc nhìn truyền cảm hứng và nhiều ví dụ từ chính cuộc thử nghiệm của mình, giúp cuốn sách trở nên dễ tiếp cận và cho thấy cách tích hợp năng suất vào cuộc sống hàng ngày.
Cuốn sách nhấn mạnh rằng năng suất là cá nhân, và phương pháp cần phù hợp với lối sống của mỗi người, tập trung vào những công việc ý nghĩa thay vì chỉ làm việc một cách bận rộn.
Các bạn hay in bản đồ mindmap ra và hãy đánh dấu các yếu tố mà các bạn đáp ứng và thi hành được. Các yếu tố không đáp ứng được sẽ lộ ra.
